Am 4. Oktober 2024 fand in Antwerpen der globale DevOpsDays Organizer Summit statt, bei dem Organisatoren von DevOpsDays-Veranstaltungen aus der ganzen Welt zusammenkamen. Unser Team von den DevOpsDays Zürich hielt eine Präsentation mit dem Titel «Bigger is Not Always Better». Ich konnte leider nicht persönlich dabei sein wegen einer anderen Konferenz, aber meine Mitorganisatoren Nadine und Dirk haben die Bühne grossartig gemeistert. Hier ist die Geschichte, warum wir uns bewusst dagegen entschieden haben, unsere ausverkaufte Konferenz zu skalieren.
Die Geschichte der DevOpsDays Zürich#
Die DevOpsDays Zürich begannen 2017, angestossen von Leuten aus der DevOps-Meetup-Gruppe, die sagten: «Lasst uns auch DevOpsDays in der Schweiz machen.» Sie stellten fest, dass Veranstaltungsorte in der Zürcher Innenstadt teuer waren, weshalb die erste Ausgabe in der Alten Kaserne in Winterthur stattfand, etwa 20 Minuten mit dem Zug von Zürich entfernt. Der Veranstaltungsort war perfekt: der richtige Preis, Nebenräume für Open Spaces und Platz für rund 250 Personen.
Mit 12 Organisatoren und 4 Helfern zog die erste Ausgabe rund 200 Teilnehmende an. 2018 war die Konferenz mit 250 Personen ausverkauft, und das Team entschied, dass es Zeit war zu skalieren.
Das Skalierungsexperiment von 2019#
2019 zog die Veranstaltung in die Arena in Spreitenbach um, einen viel grösseren Veranstaltungsort, der für 600 Personen gebucht war. Über 500 Teilnehmende kamen. Aber die Zahlen erzählen die eigentliche Geschichte: Das Kernteam wuchs auf 16 Organisatoren, und die Helfer vor Ort stiegen von 4 auf 19. Diese Helfer zu finden bedeutete, Freunde und Familie zu fragen. Personen, die weder mit Konferenzorganisation noch mit DevOps etwas zu tun hatten, aber gebraucht wurden, um Teilnehmende zu leiten, die Registrierung zu managen und den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Es war allen Organisatoren klar: Das war Stress. Ein neuer Veranstaltungsort bedeutet nicht nur, WLAN, Catering und Logistik neu zu evaluieren. Die schiere Grösse erfordert, viel mehr Personen zu finden und einzuweisen.
Der COVID-Schwenk und die Rückkehr#
Dann kam COVID. 2020 organisierte das Team fünf Online-Sessions an den Dienstagabenden im September. Trotz vieler Anmeldungen war die Teilnahme enttäuschend. Noch wichtiger: Das Online-Format verfehlte komplett, was die DevOpsDays besonders macht: den Geist der Vernetzung, die Open Spaces und das Gemeinschaftsgefühl.
Das Team pausierte bis Ende 2021, als die Situation in der Schweiz eine vorsichtige Rückkehr ermöglichte. Man ging zurück in die Alte Kaserne, forderte Impfung und Tests und war sofort ausverkauft. Das Feedback war überwältigend: Die Leute hatten den persönlichen Community-Kontakt vermisst.
Ein Trend: Immer schneller ausverkauft#
Das Muster seit der Rückkehr ist bemerkenswert:
- 2022: Ausverkauft, zwei Wochen vor der Veranstaltung
- 2023: Ausverkauft, sieben Wochen im Voraus
- 2024: Ausverkauft, neun Wochen im Voraus, mit einer Warteliste von über 100 Personen
Jedes Jahr kommt die Diskussion im Organisationsteam wieder auf: «Wir sollten skalieren. Das Universum expandiert, warum wir nicht?»
Warum wir uns gegen Skalierung entschieden haben#
Anstatt nach Bauchgefühl zu gehen, haben wir das getan, was DevOps-Leute tun: eine rigorose Tradeoff-Analyse mit der architekturellen Tradeoff-Methode durchgeführt. Zwei Organisatoren verbrachten einen Abend mit zwei Pizzas und bewerteten alle Optionen:
- Bei der aktuellen Grösse bleiben
- Einen neuen, grösseren Veranstaltungsort wählen
- Zurück zum grösseren Veranstaltungsort gehen
- Livestreaming hinzufügen
- Hybrid werden
- Das Essenskonzept ändern
- Die Konferenz zweimal pro Jahr durchführen
- Auf mehrere Schweizer Städte ausweiten
Jede Option wurde gegen gewichtete Kriterien bewertet. Das Ergebnis bestätigte das Bauchgefühl: Nicht skalieren.
Die Alte Kaserne bietet entscheidende Vorteile, die anderswo schwer zu replizieren sind:
- Günstiger Preis als städtischer Veranstaltungsort
- Mehrere Räume auf drei Stockwerken, ideal für Open Spaces und Workshops
- Vertrauensvolle Partnerschaft mit dem Venue-Team, das sogar das Essen kocht und sich um die Organisatoren kümmert
- Infrastrukturinvestitionen wie WLAN-Repeater und Videoverbindungen, die von Jahr zu Jahr bestehen bleiben
Community zuerst#
Das Herzstück der Entscheidung ist die Vision der DevOpsDays Zürich:
«DevOps-Community im Umkreis von 200 Kilometern um Zürich, die lernen, netzwerken und teilen möchte. Die DevOpsDays sind eine zweitägige Vor-Ort-Konferenz mit einem Track, die Top-Themen, Networking-Möglichkeiten, Gleichgesinnte bietet und inspirierend, motivierend, intensiv und ganzheitlich ist. Anders als kommerzielle Konferenzen hat unsere Konferenz Herz und Seele.»
Der Ticketpreis ist seit dem Anfang stabil geblieben: CHF 250 für eine zweitägige Konferenz inklusive Mittagessen, Abendveranstaltung mit Essen und Getränken, Workshops und internationalen Top-Speakern. Wenn Geld übrig bleibt, geht es an Organisationen, die Geflüchteten den Einstieg in die IT-Branche ermöglichen oder unterrepräsentierte Gruppen, insbesondere Mädchen, mit Technologie in Kontakt bringen.
Wie Dirk es formulierte:
«Wir machen das nicht für das Geld. Geld verdienen wir in unseren Hauptjobs. Das hier machen wir, weil es Spass macht. Es ist eine fantastische Konferenz und wir haben ein grossartiges Team.»
Das stabile Kernteam#
Das Organisationsteam ist seit mindestens drei Jahren stabil. Jedes Kernmitglied hat eine klare Verantwortung, und es gibt ein Buddy-Konzept, bei dem jeder Neueinsteiger eine Ansprechperson hat. Verantwortlichkeiten können rotieren, sodass Personen neue Rollen lernen können und dabei Unterstützung erhalten.
Die Planung beginnt direkt nach den Sommerferien. Bis die aktuelle Konferenz endet, ist das Datum für die nächste Ausgabe bereits bestätigt und angekündigt. Das gibt dem Team Stabilität und einen klaren Planungshorizont.
Massnahmen ohne Skalierung#
Das Team ignoriert die Nachfrage nicht. Stattdessen werden gezielte Massnahmen geprüft:
- Tagestickets, damit Personen, die nur einen Tag kommen können, Kapazität freigeben
- Besseres Early-Bird-Timing, um allen eine faire Chance zu geben
- Angepasste Überbuchungsstrategien, um No-Shows zu berücksichtigen
Kernaussagen#
- Grösser ist nicht immer besser. Eine Community-Konferenz kann mehr Wert schaffen, indem sie intim und fokussiert bleibt, statt nach Grösse zu streben.
- Daten statt Bauchgefühl nutzen. Die Tradeoff-Analyse bestätigte die intuitive Entscheidung und gab dem Team Sicherheit und ein gemeinsames Verständnis.
- Community vor Kommerzialisierung. Erschwingliche Ticketpreise und Spenden an gute Zwecke bauen Vertrauen und Loyalität auf.
- In die Venue-Beziehung investieren. Langfristige Partnerschaften mit einem vertrauenswürdigen Veranstaltungsort reduzieren Risiko und verbessern die Qualität Jahr für Jahr.
- Stabilität im Kernteam ermöglicht institutionelles Wissen und reibungslosen Betrieb, auch wenn neue Mitglieder dazukommen.
- Die DevOpsDays Zürich sind der Beweis dafür, dass man neun Wochen im Voraus ausverkauft sein kann und trotzdem Qualität über Quantität wählt.