In diesem Meetup-Vortrag teilen Nadine Broghammer und ich unsere Erfahrungen beim Coaching eines Portfolio-Teams für partizipatives Budgetieren basierend auf dem SAFe-Framework. Wir erklären das Problem der traditionellen Top-down-Budgetverteilung und zeigen, wie partizipatives Budgetieren Transparenz schafft, unternehmerisches Denken fördert und zu besseren Investitionsentscheidungen führt.
Das Problem mit traditioneller Budgetierung#
In vielen Organisationen funktioniert der Budgetprozess jedes Jahr gleich. Teams reichen ihre Projektvorschläge ein, und ein Gremium ohne tiefes Fachwissen prüft sie. Das Budget reicht nie für alles, also teilt das Gremium den Gesamtbetrag durch eine beliebige Zahl und verteilt ihn nach dem Giesskannenprinzip. Manche Teams bekommen mehr, weil jemand im Gremium sie persönlich kennt. Niemand ist mit dem Ergebnis zufrieden.
Genau diese Situation hatten wir. Ein “Früchte-Komitee” (wir haben alle Beispiele mit Früchten anonymisiert) war für die Budgetverteilung an Teams zuständig, die “Äpfel,” “Bananen,” “Zitronen” und andere Produkte herstellen. Das Komitee hatte nicht das nötige Wissen, um Vorschläge wie “Molekular-Äpfel” oder “blaue Bananen” zu beurteilen, und verteilte das Budget einfach gleichmässig. Das Ergebnis war grosse Unzufriedenheit.
Die SAFe Portfolio-Ebene#
Um dieses Problem zu lösen, wandten wir uns der Portfolio-Ebene des Scaled Agile Frameworks (SAFe) zu. Ein Portfolio verwaltet einen oder mehrere Wertströme (Value Streams), die Lösungen end-to-end liefern. Statt uns um Projekte zu organisieren, organisierten wir uns um Wertströme, die jeweils für eine bestimmte Art von Wertlieferung an den Markt verantwortlich sind.
Der entscheidende Wandel ist der Übergang von Projektfinanzierung zu Wertstrom-Finanzierung. Statt einzelne Projekte zu genehmigen, weist das Portfolio den Wertströmen Budget zu. Jeder Wertstrom entscheidet dann autonom, wie er sein Budget entsprechend den strategischen Zielen und OKRs der Organisation einsetzt.
Epics statt Projekte#
Ein Kernelement dieses Ansatzes ist die Ablösung von Projekten durch Epics. Ein Epic ist eine signifikante Initiative, aber im Gegensatz zu einem Projekt mit fixen Lieferungen und fixem Budget baut ein Epic auf einem Hypothesen-Statement auf:
- Für wen machen wir das?
- Welches Problem lösen wir?
- Welchen Business-Outcome wollen wir erzielen?
- Welche Leading Indicators zeigen uns, ob unsere Hypothese validiert wird?
Das bedeutet, wir können ein Epic sehr schnell mit Leading Indicators validieren, anstatt auf Lagging Indicators zu warten, die zu spät kommen. Das Epic-Hypothesen-Statement stellt sicher, dass wir das Richtige liefern und dass die Kunden es wirklich brauchen.
Vorbereitung auf das Event#
Der partizipative Budgetprozess hat drei Hauptschritte: Vorbereitung, die richtigen Teilnehmenden zusammenbringen und das Event selbst durchführen.
Zur Vorbereitung führten wir eine Introduction Session durch, in der wir allen Teilnehmenden das Konzept und die Theorie erklärten. Die Value-Stream-Leads hatten dann etwa zwei Wochen Zeit, ihre Epics mit dem SAFe-Epic-Template vorzubereiten. Wir teilten den Prozess in Run-the-Business (laufende Aktivitäten, die nicht unterbrochen werden können) und Grow-the-Business (neue Initiativen) auf.
Als Coaches bereiteten auch wir uns intensiv vor. Wir passten das SAFe-Excel-Template an unseren spezifischen Fall an und führten vorab eine Simulation durch, um sicherzustellen, dass am eigentlichen Event alles reibungslos funktioniert.
Das Participatory Budgeting Event#
Das Event selbst dauerte rund drei Stunden. Wir teilten die Teilnehmenden in zwei Gruppen auf, jede mit einem Coach (Nadine und ich moderierten je einen Tisch). Der Prozess lief in zwei Runden ab:
Runde 1 (Run-the-Business): Jeder Wertstrom pitchte seine laufenden Aktivitäten vor der Gruppe. Beide Gruppen diskutierten dann unabhängig voneinander und verteilten das gesamte Portfolio-Budget auf alle Wertströme. Wichtig: Jede Gruppe verteilte Budget an alle Wertströme, auch an jene, die nicht am eigenen Tisch vertreten waren.
Runde 2 (Grow-the-Business): Das verbleibende Budget nach Run-the-Business stand für neue Initiativen zur Verfügung. Die Value-Stream-Leads pitchten ihre Epics. Die Gruppendiskussionen waren intensiv, die Zeit knapp und die Entscheidungen hart. Beide Gruppen schlugen ihre Budgetverteilungen vor, und im finalen Plenum arbeiteten alle an einem Konsens.
Wir hatten einen Plan B bereit für den Fall, dass keine Einigung erzielt werden konnte: Das Früchte-Komitee hätte die finale Entscheidung getroffen. Glücklicherweise brauchten wir ihn nie. Die Teams erreichten einen Konsens, und wir konnten die finale Budgetverteilung bereits am nächsten Tag kommunizieren.
Was wir gelernt haben#
Das Feedback der Teilnehmenden hob mehrere zentrale Themen hervor:
- Transparenz: Der grösste Vorteil. Alle verstanden nun, warum bestimmte Wertströme mehr oder weniger Budget erhielten. Der alte Prozess war undurchsichtig, der neue Prozess war vollständig transparent.
- Lernen über Wertströme hinweg: Die Diskussionen waren extrem wertvoll. Value-Stream-Leads erfuhren von den Plänen der anderen, der Unternehmensstrategie und welche Epics auf die strategischen Ziele einzahlten.
- Effizienter Prozess: Trotz des straffen Zeitplans empfanden die Teilnehmenden den Prozess als schnell und effektiv. Für die nächste Runde würden wir etwas mehr Zeit einplanen, da dieser erste Versuch selbst eine Hypothese war, die wir schnell validieren wollten.
- Unternehmerisches Denken: Das bemerkenswerteste Ergebnis. Teilnehmende reduzierten freiwillig ihre eigenen Budgets mit Aussagen wie “Ich brauche nicht so viel Geld. Es ist besser, in Äpfel zu investieren, weil das dem gesamten Portfolio mehr bringt.” Dieses siloübergreifende, unternehmensbezogene Denken war genau das, was wir erhofft hatten.
- Bottom-up-Entscheidungsfindung: Teilnehmende schätzten, dass die Entscheidung nicht mehr top-down war. Sie wurden befähigt, Investitionsentscheidungen selbst zu treffen, was zu deutlich stärkerem Engagement und Ownership führte.
Die Gesamtbewertung der Teilnehmenden lag bei 3,5 von 5, ohne eine einzige Bewertung unter 3. Für einen ersten Versuch war das ein starkes Ergebnis.
Praktische Tipps#
- Unterschätzt die Vorbereitung nicht. Die Epic-Templates brauchen Zeit, und das Coaching einzelner Wertströme ist essenziell.
- Führt zuerst eine Simulation durch. Wir haben den gesamten Prozess mit Beispielzahlen vorab getestet. Das gab uns die Sicherheit, dass alles funktioniert.
- Moderation ist entscheidend. Man braucht starke Moderationsfähigkeiten, um Diskussionen fokussiert zu halten und Gruppen innerhalb enger Zeitrahmen zu Entscheidungen zu führen.
- Arbeitet zu zweit. Führt ein partizipatives Budgeting-Event nicht alleine durch. Zwei Coaches, einer pro Diskussionstisch, machten einen grossen Unterschied.
- Erwägt eine Aufteilung des Events. Teilnehmende schlugen vor, die Epic-Pitches in einem separaten Alignment-Meeting vor dem Budgeting-Event zu halten, damit alle mehr Zeit haben, die Informationen aufzunehmen.
Kernaussagen#
- Partizipatives Budgetieren ersetzt Top-down-Verteilung. Statt dass ein Gremium Budgets ohne Fachwissen verteilt, treffen die Menschen, die der Arbeit am nächsten sind, gemeinsam die Investitionsentscheidungen.
- Wertstrom-Finanzierung statt Projektfinanzierung. Die Organisation um Wertströme und die Verwendung von Epic-Hypothesen stellt sicher, dass Geld in validierte Ideen fliesst statt in fixe Projektpläne.
- Transparenz schafft Vertrauen. Wenn alle sehen, warum Budgets so verteilt werden, wie sie verteilt werden, nimmt Frustration ab und Akzeptanz zu.
- Unternehmerisches Denken entsteht natürlich. Wenn Menschen Budgetverantwortung haben, denken sie über ihr Silo hinaus und investieren dort, wo das Portfolio am meisten profitiert.
- Startet mit einer Hypothese. Unser erstes partizipatives Budgeting-Event war selbst eine Hypothese. Wir hielten den Zeitaufwand klein, validierten den Ansatz und werden in der nächsten Iteration mehr investieren.
- Vorbereitung und Moderation sind entscheidend. Gute Templates, ein Simulationslauf, starke Moderation und Teamarbeit sind essenziell für ein erfolgreiches Event.