Eine Lösung für alles? Von wegen! Partizipative Budgetierung verlangt nach einer massgeschneiderten Lösung, die sich ständig weiterentwickeln und an die jeweilige Situation anpassen kann. In diesem Artikel beschreiben wir, wie wir das bei Zühlke umsetzen.
- Zühlke wendet das Konzept der partizipativen Budgetierung weiterhin an
- Mehr unternehmerisches Denken für grössere Innovation und Mehrwert
- Erkenntnisse aus Version 2.0 bei Zühlke umgesetzt
Wir haben die innovative Methode der partizipativen Budgetierung in unserem ersten Blogbeitrag im September 2021 vorgestellt und am anonymisierten Beispiel von «Fruitmix»* illustriert, wie sie funktioniert. Im Dezember 2021 kehrten wir als Coaches für das zweite partizipative Budgetierungsevent des «Fruitmix»-Portfolios zurück.
Im zweiten Halbjahr setzte das «Fruitmix»-Portfolio das Budget um, das die teilnehmenden Value-Stream-Leads selbst definiert hatten. Viele interessante Epics wurden angegangen, und der Fokus lag stark auf der Entwicklung des Minimum Viable Product (MVP) für jedes einzelne. Das zweite partizipative Budgetierungsevent bei Zühlke Schweiz erforderte einen angepassten Ansatz gegenüber dem ersten Mal. Romano und Nadine kehrten als partizipative Budgetierungs-Coaches zurück und moderierten das Event:
Rückblick und Vorausplanung#
Gemeinsam mit dem Portfoliomanagement-Team definierten sie den Zeitplan und analysierten das Feedback vom ersten partizipativen Budgetierungsevent. Das Problem damals war, dass das Budget des Fruitmix-Gremiums unzureichend auf die Value Streams verteilt wurde. Zu viele Ideen und Projekte, nicht genug Zeit und Mittel. Die Einführung des Scaled Agile Framework (SAFe) Toolkits und der Methode «partizipative Budgetierung» kam bei den beteiligten Value-Stream-Leads gut an. Die an Zühlkes Situation angepasste Methode führte in vier Teilschritten zu einem positiven Ergebnis. Am wichtigsten: Das Ergebnis wurde von allen Teilnehmenden getragen. In der zweiten Runde war das Ziel, auf diesen Erkenntnissen aufzubauen. Die Prozessabwicklung folgte der gleichen Reihenfolge:
- Inhalte vorbereiten
- Teilnehmer zusammenstellen
- Foren durchführen
- Ergebnisse analysieren
Die Vorbereitungsarbeit (Stufe eins) war ähnlich wie in der ersten Runde. Die Leitlinien und Prinzipien für das Portfolio und das Event hatten sich seit dem ersten Event kaum verändert. Das Portfolio war erneut auf die Ziele, OKRs (Objectives & Key Results) und die Strategie von Zühlke Schweiz ausgerichtet. Die Value-Stream-Leads bereiteten ihre Epics (einschliesslich der MVPs) vor, während die Coaches sich auf die Überprüfung der Informationen, die Agenda, Kalendereinladungen, virtuelle Forum-Diskussionsräume und die Berechnungsgrundlage konzentrierten. Das SAFe Excel Template für das PB-Event war hier hilfreich. Und da die Coaches zertifizierte SAFe® 5 Program Consultants sind, hatten sie Zugang zu allen notwendigen Ressourcen.
Das Feedback der Value-Stream-Leads und die Retrospektiven der Coaches führten zu zwei wesentlichen Änderungen in der ersten Stufe: Um die Dinge einfacher und weniger verwirrend für die Teilnehmer zu gestalten, wurde in der zweiten Version von Zühlkes partizipativem Budgetierungsprozess nicht mehr zwischen den beiden Budgetaspekten «Grow the Business» (GTB) und «Run the Business» (RTB) unterschieden. Ausserdem erhielten die Teilnehmer zwei zusätzliche Wochen zur Vorbereitung und wurden gebeten, sich stärker auf den Inhalt der Epics zu konzentrieren.
In der zweiten Stufe gab es ein zusätzliches Informationsmeeting für alle Value Streams. Die neue Zusammensetzung der Value Streams wurde ebenfalls berücksichtigt; Erdbeeren waren nun auch im Portfolio vertreten. Alle Value-Stream-Leads bereiteten sich auf das Vorab-Meeting vor. Das Ziel war, mehr über die geplanten Epics zu erfahren und die Interaktion zwischen den Value Streams anzuregen, um potenzielle Prioritäten und Kooperationen vor dem Event zu identifizieren.
Die Stufen drei und vier blieben im Wesentlichen gleich. In dieser zweiten Runde erhielt das Event mehr Aufmerksamkeit und Unterstützung vom Management. Das Management-Team nahm als stilles Publikum am Event teil. Die Budgetierung blieb in der Verantwortung der Value-Stream-Leads.
Iterativ lernen und verbessern#
Zwei der vier beschriebenen Unterschiede zwischen Version eins und zwei des partizipativen Budgetierungsevents waren organisatorischer Natur:
Das Informationsmeeting diente dazu, den Epic-Kontext im Detail zu verstehen. Der verlängerte Zeitrahmen reduzierte den Druck und erleichterte kreative Zusammenarbeit. Zusätzlich wurde die partizipative Budgetierungsphase auf vier Wochen verlängert. Obwohl das doppelt so lang ist, war die gemeinsam investierte Zeit (Meetings, Budgetierung) ungefähr gleich.
Die Aufmerksamkeit des Managements verlieh der gewählten Methode mehr Gewicht und trug so dazu bei, die Akzeptanz innerhalb der Organisation zu steigern. Diese stärkere Unterstützung erleichterte es, Diskussionen über die Epics anzustossen, breiteres Interesse zu wecken und die Unterstützung von nicht involvierten Zühlke-Kollegen zu gewinnen.
Die beiden anderen Änderungen waren prozessbezogen und hatten einen erheblichen Einfluss auf den Verlauf des Events:
Die allgemeine Zühlke-Strategie, Ziele und OKRs sind nicht mehr die einzigen entscheidenden Faktoren für die Epics, da die Geschäftshypothese des Epics nun zusätzlich Richtlinien unterliegt. In der zweiten Runde wurde hierfür ein Schwellen- oder Relevanzwert eingeführt; ein Epic wurde nur dann in diesem Event diskutiert, wenn es einen von drei Werten erfüllte:
- Drei oder mehr Value Streams waren betroffen, oder
- es handelte sich um eine potenzielle «neue Frucht», oder
- die MVP-Investition überschritt einen vorbestimmten Betrag
Dies stellte sicher, dass nur relevante Epic-Pitches diskutiert wurden. Andere Ideen und Vorschläge konnten in den individuellen Aufgaben der Value Streams eingebracht werden.
Deshalb war die zweite Prozess- und Workflow-Änderung notwendig; die Bestimmung des RTB-Anteils am Budget war nicht mehr Teil des Budgetierungsevents selbst, sondern wurde im Voraus vom Fruitmix-Gremium anhand einer transparenten, aber vertraulichen, intern bei Zühlke entwickelten Formel berechnet. Dies gab den einzelnen Value Streams mehr Autonomie bei der Verwaltung ihrer kleineren Projekte und Themen. Gleichzeitig erhielten die Haupt-Epics (GTB) mehr Aufmerksamkeit durch ein Budgetierungsevent, das ausschliesslich ihnen gewidmet war. Das Gesamtbudget für das Event wurde proportional zum vorab zugeteilten RTB-Anteil reduziert.
Gemeinsam ein angepasstes Erfolgsrezept schaffen#
Die angepassten Vorbereitungsmassnahmen erwiesen sich während des Events schnell als wirksam. Die Value-Stream-Leads waren gut vorbereitet und über die zu diskutierenden Epics informiert. Die Pitches zu den Anpassungen und Änderungen der Epics verliefen reibungslos. Gleichzeitig sparte das Überspringen der RTB-Budgetierungsrunde wertvolle 45 Minuten, die in eine effektive Budgetierung für die innovativen neuen Services investiert werden konnten.
Der partizipative Budgetierungsprozess im Zühlke-«Fruitmix»-Portfolio hat seit der ursprünglichen Idee verschiedene Veränderungen durchlaufen: von der SAFe-Version der partizipativen Budgetierung als Werkzeug über die Erkenntnisse aus der ersten und zweiten Runde. Das Erfolgsrezept ist einfach: iterative Verbesserung hin zu einer immer massgeschneiderteren Lösung.
Als Coaches wollen wir nun weiter daran arbeiten und den Prozess kontinuierlich verbessern. Die hervorragenden Erkenntnisse aller Teilnehmer sowie regelmässige Diskussionen zum Thema werden uns dabei besonders nützlich sein. Potenzielle Schwerpunkte für die dritte Runde könnten eine verfeinerte Version des Epic Templates und die Einbeziehung der mittelfristigen Ziele (MOALs) in die Epic-Bewertung sein. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass die Value-Stream-Leads nun wesentlich mehr Erfahrung mit dem Prozess haben, was dazu beitragen wird, die Abläufe zu straffen und die Workflows flüssiger zu gestalten. Dieses Potenzial soll in der nächsten partizipativen Budgetierungsrunde ausgeschöpft werden. Bleiben Sie dran!
- Zühlkes Prozesse, Investitionen, Mitarbeitende, Portfolios und Lösungen wurden für diesen Artikel anonymisiert. Und da wir alle grosse Frucht-Fans sind, haben wir uns ein fruchtiges Thema für unsere digitalen Ideen ausgedacht.
Co-Autorin: Nadine Broghammer