- Zühlke hat das Konzept der partizipativen Budgetierung übernommen
- Mehr Innovation und Zusammenarbeit dank Workshops, Coaching und SAFe-Methodik
- Die Ergebnisse des ersten Versuchs sind positiv
Wie sieht moderne Budgetierung aus? In diesem Artikel zeigen Nadine und Romano, wie sie ein Portfolioteam gecoacht und partizipative Budgetierung bei Zühlke angewendet haben, um die Initiativen der verschiedenen Value Streams des Unternehmens zu finanzieren.
Die Vorbereitungen zur Jahresmitte für die verschiedenen Portfolios von Zühlke Schweiz fielen in eine Zeit grosser Unsicherheit. Unsere Pläne und Massnahmen sind nach wie vor stark von der COVID-19-Pandemie betroffen. Wir müssen jetzt in die richtigen Bereiche investieren und Stabilität schaffen, aber gleichzeitig sicherstellen, dass wir keine neuen Chancen verpassen. Eines dieser Portfolios ist «Fruitmix»*.
Für das Portfolio «Fruitmix» war das erste Halbjahr ereignisreich und brachte viele neue Anfragen und Möglichkeiten. Aber es blieb auch wenig Zeit und Ressourcen, um sich auf grössere, strategische Themen zu konzentrieren. Und die COVID-Einschränkungen bedeuteten, dass wir auch keine Veranstaltungen durchführen konnten. Das Gesamtbild unterscheidet sich je nach strategischem Fokus und Branche.
Aber das Portfoliomanagement-Team ist sich in einem Punkt einig: Im zweiten Halbjahr muss einen Gang hochgeschaltet werden. Die Situation in Kürze: Das Portfoliomanagement-Team hat ein Budget von CHF 100'000* für das zweite Halbjahr festgelegt. Die 10 Value Streams, darunter einige der grossen wie der Banana Value Stream* und der Date Value Stream*, haben sich inhaltlich und strukturell kaum verändert und bleiben für das zweite Halbjahr bestehen. Die Hauptprioritäten sind gleich, aber die Initiativen sind neu.
Es wurden viele spannende Initiativen vorgeschlagen, und alle Value Streams im Portfolio können sich auf neue Möglichkeiten freuen. Es ist die Rede von blauen Bananen*, neuen Kombinationen aus Datteln und Beeren* und sogar Experimenten mit Froschfrucht*. Aber um sicherzustellen, dass sie erfolgreich und nicht nur anders sind, braucht es kluge Investitionsentscheidungen. Genau hier kommt die neue Methode der partizipativen Budgetierung (PB) ins Spiel.
PB ist ein Prozess innerhalb des Scaled Agile Framework (SAFe) und wird auf der übergreifenden Portfolioebene angewendet. Ein solches Portfolio ist eine gute Sache. Es repräsentiert einen bestimmten Abschnitt eines Unternehmens, etwa eine Einheit oder eine Division. In unserem Fall sind das die Früchte*. Das Portfolio verwaltet mehrere Value Streams, die bestimmte Lösungen end-to-end vorantreiben, vom Konzept bis zum Kunden.
Ein Value Stream umfasst alle Personen, die zur Lösung beitragen, alle genutzten Systeme sowie den Informationsfluss und die benötigten Materialien. Im ersten Halbjahr hat der Banana Value Stream beispielsweise ein neues Whitepaper über zukünftiges Bananenwachstum* geschrieben, und der Date Value Stream* hat die Prozesse für seine wichtigsten Liefergegenstände angepasst.
OKRs, Epics und SAFe#
Wir sind nun im zweiten Halbjahr, und das Portfoliomanagement-Team plant, einen Gang hochzuschalten. Um maximalen Mehrwert für die Kunden zu schaffen, setzt das Team auf zwei Dinge: effektive Zusammenarbeit zwischen den Value Streams und unternehmerisches Denken. Ausserdem veranstalten sie zusammen mit uns als Coaches einen Vorbereitungsworkshop. Im Verlauf von zwei Stunden werden wir den 10 Value-Stream-Leads das Konzept der PB erklären, und sie lernen, wie sie es in die Praxis umsetzen. Das hilft bei den Vorbereitungen.
Der erste Schritt «Inhalte vorbereiten» beginnt sofort und befasst sich bereits mit Leitplanken und Prinzipien. Das Portfolio ist auf die Ziele, OKRs (Objectives & Key Results) und die Strategie von Zühlke ausgerichtet. Dies umfasst alle Portfolio-Initiativen und treibt das Unternehmen voran. Aber nur die besten können umgesetzt werden, da das Budget für die 10 Value Streams* auf CHF 100'000* festgelegt ist. Die Value Streams haben nun Zeit, ihre Grow-the-Business-Initiativen (GTB) in Form eines «Epic» zu beschreiben.
Epics sind Schlüsselinitiativen, die Auswirkungen auf einen oder mehrere Value Streams haben können. Sie müssen in einem schlanken Business Case analysiert werden, und die notwendige Finanzierung muss verfügbar sein. Genau das erhalten die besten Epics durch das PB-Event. Das SAFe-Epic-Template hilft, die verschiedenen Initiativen zu strukturieren und erleichtert den Vergleich. Zusätzlich zum Grow-the-Business-Teil müssen wir für jeden Value Stream eine Run-the-Business-Bewertung (RTB) durchführen, um das selbstverwaltete Budget festzulegen und die Value Streams am Laufen zu halten.
Als PB-Coaches haben auch wir viel Vorbereitung zu leisten. Neben den allgemeinen PB-Informationen, der Agenda und den Forum-Diskussionsräumen müssen wir auch eine Berechnungsgrundlage bereitstellen. Das SAFe Excel Template für das PB-Event ist hier hilfreich. Und da wir zertifizierte SAFe® 5 Program Consultants sind, haben wir Zugang zu allen notwendigen Ressourcen. Das PB-Excel wurde an die Bedürfnisse von Zühlke Schweiz angepasst. Beispielsweise werden Berechnungsoptionen anstelle einzelner Elemente verwendet. Das erleichtert die notwendigen Änderungen.
Partizipative Budgetierung im Plenum#
Im zweiten Schritt, «Teilnehmer zusammenstellen», werden die Value-Stream-Leads in zwei Gruppen aufgeteilt. Jede Gruppe besteht aus fünf Teilnehmern und einem Coach. So ist immer die Hälfte der Value Streams in den Gruppen vertreten.
Nach zwei Wochen ist es dann Zeit für Schritt drei, «Foren durchführen», bei dem das Budget in zwei Runden festgelegt wird: zuerst RTB, dann GTB.
Die RTB-Vorschläge werden von den Value Streams im Plenum in einem kurzen Pitch vorgestellt. Die beiden Gruppen diskutieren dann die Vorschläge und einigen sich auf die Budgetverteilung. Diese erste Runde beginnt mit dem vollen Portfoliobudget (CHF 100'000*) für jede Gruppe. Während der Diskussionen muss jede Gruppe die Pitches aller 10 Value Streams* berücksichtigen, mit dem Ziel, das bestmögliche Ergebnis für das Fruitmix*-Portfolio zu erzielen.
Jede Gruppe hat fünf Vertreter, aber sie berücksichtigen auch die Perspektive der fünf Value Streams, die nicht in der Gruppe vertreten sind. Die Coaches unterstützen und beaufsichtigen die Gruppendiskussionen, behalten die Zeit im Auge und verweisen gelegentlich auf die OKRs und die Strategie. Zurück im Plenum gibt es eine kurze Gruppenpräsentation, bevor eine endgültige Einigung über die RTB-Verteilung unter den 10 Value Streams erzielt wird.
Raum für Innovation, Ideen für Zusammenarbeit#
Die Value-Stream-Leads liefern dann in der zweiten Runde (GTB) einen weiteren Pitch. Die Epic-Präsentationen sind interessant und vielfältig und bieten viele neue Einblicke in die verschiedenen Themen der einzelnen Value Streams. Wer mehr erfahren oder ein Epic nachlesen möchte, kann das jederzeit tun, da alle Epic-Beschreibungen in digitaler Form verfügbar sind.
Im nächsten Schritt präsentieren wir als Coaches die neue Situation: Das für die Verteilung verfügbare GTB-Budget hängt direkt vom vereinbarten RTB-Budget ab. Also: CHF 100'000 minus RTB. Diese neue Realität zeigt genau, wie viel für echte Innovation zur Verfügung steht. Können wir noch mehr herausholen? Ja!
Die Value-Stream-Leads zeigen echtes unternehmerisches Denken, indem sie freiwillig ihre eigenen RTB-Budgets reduzieren, um mehr Spielraum für Innovation zu schaffen. Partnerschaften werden vorgeschlagen, Ideen für Zusammenarbeit eingebracht, und es gibt reichlich Denkanstösse für die bevorstehenden Diskussionen. Die GTB-Gruppendiskussionen sind besonders lebhaft und konzentrieren sich auf das reduzierte, aber immer noch beträchtliche GTB-Budget. Die Gespräche sind intensiv, die Zeit ist knapp, und die Entscheidungen sind schwierig. Nach Abschluss der Beratungen präsentieren beide Gruppen ihren Vorschlag für das GTB-Budget und welche Epics damit finanziert werden sollen. Wir begleiten auch die abschliessenden Diskussionen im Plenum. Wir sprechen zunächst über die Gemeinsamkeiten der beiden Gruppenlösungen, und die Value-Stream-Leads arbeiten dann auf einen Konsens hin. Das Budget ist verteilt.
Co-Autorin: Nadine Broghammer